معظم أسئلة PMP تصف موقفًا وتسأل: ماذا يجب أن يفعل مدير المشروع؟ غالبًا تكون الخيارات الأربعة كلها تصرفات معقولة، لكن واحدًا فقط هو الأفضل في نظر PMI في تلك اللحظة. هذه طريقة لتصل إليه.
الخطوة 1: اقرأ الجملة الأخيرة أولًا
الجملة الأخيرة تحدد المطلوب. انتبه لهذه الكلمات:
- First / Next (أولًا / التالي): أكثر من إجابة قد تكون صحيحة في النهاية، والمطلوب ما يأتي قبل غيره.
- Best (الأفضل): الإجابة التي تحل المشكلة بشكل كامل ضمن دور مدير المشروع.
- Most likely / Should have (الأرجح / كان يجب): السؤال عن السبب أو الوقاية، لا عن الاستجابة.
الخطوة 2: حدد الموقف
اسأل ثلاثة أسئلة:
- ما المشكلة الحقيقية؟ التأخير قد يكون في الأصل مشكلة أصحاب مصلحة أو تعارض موارد.
- ما البيئة؟ تنبؤية أم رشيقة أم هجينة. الإجابة تتغير غالبًا مع النهج.
- مشكلة من؟ الفريق، مالك المنتج، الراعي، أم أنت؟
الخطوة 3: طبق الأنماط التي يكافئها PMI
افهم قبل أن تتصرف. عندما يكون السبب غير واضح، جمع المعلومات أو الحديث مع المعنيين يأتي قبل أي حل.
عالج الأمر مباشرة وبشكل خاص. النزاعات ومشكلات الأداء تُعالج وجهًا لوجه ومبكرًا، لا أمام الفريق أو العميل.
تعاون قبل أن تصعّد. التصعيد صحيح عندما يتجاوز الأمر صلاحياتك أو بعد أن تحاول الحل. وهو خطأ كخطوة أولى.
اتبع العملية ثم ساعد الشخص. التغييرات تمر بضبط التغيير، لكن أفضل إجابة غالبًا تساعد صاحب المصلحة على استخدام هذه العملية.
مكّن الفريق. في البيئة الرشيقة، الفريق يقرر كيف يعمل، ومدير المشروع يُيسّر ويُوجّه ويزيل العوائق التي لا يستطيع الفريق إزالتها.
احمِ القيمة لا الخطة فقط. الالتزام بالجدول لا يعني شيئًا إذا تغيرت الاستراتيجية وزالت القيمة.
الخطوة 4: استبعد بأسباب
لكل خيار، حدد لماذا يخسر:
- الإجبار أو التجنب: أن تقرر عن غيرك أو تتجاهل المشكلة.
- التصعيد المبكر: الذهاب إلى الراعي قبل أن تقوم بدورك.
- المالك الخطأ: أن تطلب من مالك المنتج قرارًا تقنيًا، أو أن يتنازل مدير المشروع عن بوابة حوكمة.
- الترتيب الخطأ: التصرف صحيح لكن ليس الآن.
- خارج العملية: إضافة نطاق دون موافقة حتى لو كان صغيرًا.
إذا بقي خياران، قارن بينهما في التوقيت والملكية. الفائز غالبًا هو الذي يأتي أولًا ويبقي القرار عند الشخص الصحيح.
مثال محلول
مديرة إقليمية لم تُحدد كصاحبة مصلحة تعترض على إطلاق نظام قبل أسبوعين من موعده، ولها نفوذ قوي في اللجنة التنفيذية. ماذا يفعل مدير المشروع أولًا؟
- أن يطلب من الراعي تأكيد أن الإطلاق أولوية معتمدة: ضغط بالسلطة قبل الاستماع.
- أن يعرض تأجيل منطقتها: تنازل قبل التحليل.
- أن يقدم طلب تغيير: لا يوجد تحليل يدعمه بعد.
- أن يضيفها إلى سجل أصحاب المصلحة ويلتقي بها لفهم مخاوفها: يعالج الثغرة ويجمع المعلومات أولًا. هذه الإجابة الصحيحة.
درّب الطريقة
الطريقة تصبح سريعة بالتكرار. بعد كل سؤال تدريبي، حتى الأسئلة التي أجبتها صح، قل بصوت عالٍ لماذا كل خيار خاطئ خاطئ. هذه العادة هي ما يفرق بين من ينجح بثقة ومن ينجح بالحظ.
اختبارنا المجاني من 30 سؤالًا مكتوب بهذا الأسلوب، بخيارات متقاربة وشرح بالعربية لكل إجابة.